Final de ano e as empresas comerciais (com Inscrição Estadual) devem fazer seu inventário físico de Estoques, para apresentar à contabilidade, visando a conciliação de saldos, evitando-se distorções entre o saldo contábil e saldo físico, preventivo de ações fiscais.
O inventário físico tem dois objetivos específicos, sendo levantamento real da situação do estoque para ser levado ao balanço da empresa com o objetivo de evitar custos e consequentemente a melhoria continua da rentabilidade, com maior controle dos produtos verificando os registros e a quantidade real para que haja organização e uma auditoria da situação do estoque. O procedimento regular do inventário dentro de uma empresa pode ajudar a descobrir e corrigir os altos níveis de avarias no armazém.
Segundo Martins (2006, pág. 199) “O inventário físico consiste na contagem física dos itens de estoque, caso haja diferenças entre o inventário físico e os registros do controle de estoques, devem ser feitos os ajustes conforme recomendações contábeis e tributarias”.
De acordo com Castiglioni (2010) para desenvolver o inventário em uma empresa e conseguir resultados satisfatórios, deve haver planejamento minucioso consistente de reuniões prévias, com designações de tarefas, escolha de pessoas qualificadas, inclusive os materiais a serem usados no inventário como etiquetas, papéis, impressos, etc. Mantendo sempre o sistema atualizado e otimizando o nível de estoque.
Já para Dias (1993) o cut-off é um dos procedimentos mais importante do inventário, se a sua organização não for bem feita, corre-se o risco de o inventário não corresponder a realidade. Poderá consistir em um mapa com todos os detalhes dos três últimos documentos emitidos antes da contagem, não se recomenda que haja movimentação de materiais na data da contagem e que o departamento de compras oriente os fornecedores para que não sejam entregues materiais nesta data, que haja planejamento na área de produção referente aos produtos acabados para o almoxarifado e a expedição deverá também separar os produtos faturados e não entregues dos demais itens que serão inventariados.
Todo item do estoque deverá ser contado por duas vezes e duas equipes diferentes, feito as anotações das duas contagens e entregando para o coordenador do inventário será analisado se a primeira contagem conferiu com a segunda, no caso de não conferir, será necessário que haja uma terceira contagem por outra equipe diferente das que contaram anteriormente. Após o término haverá uma tala identificadora do lote que permanecerá afixado ao material como prova de que ele foi contado, somente poderá ser retirado após o término do inventário.
Hoje existe um programa Planejamento Colaborativo (CPFR), considerando a possibilidade de uso do planejamento, previsão e reabastecimento colaborativo, o objetivo do programa é a combinação do planejamento com a previsão, monitorando a eficiência através do reabastecimento independente de qualquer exceção, reduzindo os níveis de estoque, em decorrência torna-se possível à obtenção de altos níveis de serviço, o que por sua vez tende a resultar em um aumento nas vendas.
De acordo com MOURA (2004, pág. 88).
Haverá um impacto anual na redução de inventário, impulsionado pelas reduções do estoque de segurança através da colaboração que aumentará a acuracidade das previsões. Os custos de logística diminuirão devido à redução das transferências entre armazéns e da obsolescência. E um aumento de um porcentual nas vendas, devido à melhoria na disponibilidade dos produtos e melhor alinhamento com os distribuidores, aumentará a margem.
Ao longo das pesquisas foram observados alguns processos que impactam diretamente no controle de inventário nas empresas, que seria recebimento, controle da qualidade, armazenamento, abastecimento de linha de produção, expedição e devolução. Para que haja exatidão de registros contábeis e físicos depende da perfeição e análise nos procedimentos identificando as falhas no processo garantindo a integridade dos saldos registrados e as quantidades físicas no estoque.
Fonte: administradores.com.br