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Quantas vezes sua empresa já se deparou com a seguinte situação: receber em sua empresa uma mercadoria comprada e somente se deparar com o documento fiscal dessa mercadoria no momento da entrega, geralmente a DANFe
Quando essa mercadoria foi comprada, para qual finalidade e valores são somente algumas das perguntas feitas e que muitas vezes demoramos para encontrar as respostas.
Após esses questionamentos, é necessário saber se a mercadoria que chegou está de acordo com o pedido realizado e a Nota Fiscal: quantidade, tamanho, cor e demais características.
Está tudo certo no departamento de compras e na recepção da mercadoria. Há mais algum item que deve ser conferido? Sim!
Identificar e corrigir códigos tributários numa NFe pode se tornar um verdadeiro pesadelo se a Nota Fiscal daquele produto foi emitida há algum tempo, o que é extremamente corriqueiro, seja porque a empresa vendedora demorou (ou mesmo se esqueceu) de enviar o arquivo XML da NFe ou a empresa compradora não recebeu a NFe.
Carta de Correção não serve para erros tributários
A situação se complica para as empresas no caso de erros tributários, tanto emitentes quanto recebedoras da Nota Fiscal, porque qualquer item que altere a arrecadação de impostos não pode ser alterado pela Carta de Correção.
Então você não tem opção. Nesse caso, a única alternativa é emitir uma Nota Fiscal de devolução do produto para que a empresa vendedora possa emitir outra NFe referente àquela venda.
Essa falta de controle gera retrabalho, atrasos, além de possíveis pagamento de tributos pagos erroneamente.
Se sua empresa pagar tributos à mais do que deveria por conta de erros em Notas Fiscais, perderá dinheiro.
Mas se sua empresa pagar tributos à menos, poderá ser pega numa fiscalização, isso acarretará multas e mais perda de dinheiro.
Pesquisa sobre erros tributários
A Arquivei, Solução em consulta, download e armazenamento de documentos fiscais, realizou uma pesquisa com aproximadamente 600 empresas de diversos e mais variados tamanhos e segmentos. Essa pesquisa apontou que a maioria recebe com frequência notas fiscais com algum erro tributário.
Alguns erros citados foram em relação à alíquota de ICMS, PIS, COFINS e códigos CFOP.
“Estes dados demonstram que esse tipo de problema ainda gera muita dor de cabeça para todo tipo e tamanho de empresas. Infelizmente nem todos os departamentos fiscais das empresas conseguem fazer uma gestão eficaz de seus documentos e dados fiscais e, por conta disso, algumas implicações e multas podem decorrer”, pontua Christian de Cico, CEO da Arquivei.
A pesquisa apontou que 63,3% das empresas recebem Notas Fiscais de entrada com algum tipo de erro.
Desse total, as empresas afirmaram que:
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14,8% tem problemas com erros em notas fiscais diariamente;
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33,5% tem problemas com erros em notas fiscais pelo menos uma vez por semana;
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40,9% tem problemas com erros em notas fiscais pelo menos uma vez ao mês;
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10,8% tem problemas com erros em notas fiscais pelo menos uma vez por trimestre.
ICMS e os erros nas Notas Fiscais
No caso de transações comerciais entre estados é importante ressaltar que existem alíquotas diferentes para cada um. Além disso, alguns produtos são isentos desse imposto. Por isso a atenção com ele deve ser maior.
A substituição tributária é um regime no qual a responsabilidade pelo recolhimento do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços (ICMS) é atribuída ao contribuinte que não o próprio gerador da venda. Apenas uma empresa é responsável por recolher o ICMS devido em toda a transação comercial.
A vantagem para o Governo é que, além de receber o imposto antes, a fiscalização pode se concentrar em poucas e principais empresas da cadeia de vendas, ao invés de investigar todas.
Equipe alinhada com tecnologia para diminuição de erros
Ter uma equipe que domine tributações é importantíssimo. Porém, se a correta adequação de rotinas tributárias depende única e exclusivamente de e-mail de seus fornecedores para receber NFes e demais documentos fiscais, todo a competência e o trabalho podem ir por água abaixo.
Uma equipe tributária eficiente e eficaz consegue trabalhar com as informações para a realização de Escrituração fiscal das atividades da empresa, assessoria no registro contábil das provisões tributárias e estudos das diversas alternativas para redução da carga fiscal.
Para realização de atividades mais analíticas e de gestão, é necessário que cheguem até a empresa informações precisas e em tempo hábil para realização de escriturações sem retrabalho.
O uso de soluções tecnológicas que otimizem o tempo e trabalho manual das áreas fiscais e contábeis é imprescindível para a segurança das empresas no que se refere à
erros tributários.
Para saber se sua empresa está trabalhando da forma mais adequada com as Notas Fiscais que recebe, vale à pena parar e analisar o seu dia a dia.
Se sua rotina é correr atrás de e-mails com NFes e receber mercadorias com DANFes sem saber o que fazer com elas, é hora de adotar uma estratégia que te permita ter total controle da área fiscal e contábil e ainda eliminar de vez os erros tributários, identificando-os e corrigindo à tempo.
Solução para erros tributários em NFes
Receber as NFes emitidas contra seu CNPJ momentos após elas serem emitidas, torna a rotina diária desses departamentos muito mais produtivas.
Se um grande problema das empresas é justamente corrigir erros eventuais em Notas recebidas, ter acesso à essas notas imediatamente te dá a oportunidade de conferi-las e encontrar esses erros à tempo de solicitar ao seu fornecedor o cancelamento da mesma antes que a mercadoria saia do estoque e antes das 24 horas que são permitidas pela Sefaz.
A solução em Notas Fiscais Arquivei consulta NFes emitidas contra seu CNPJ, baixa esses arquivos e ainda os armazena para que os diferentes departamentos da empresa possam usar suas informações à favor de uma gestão mais eficaz.
Além disso, é possível identificar NFes emitidas incorretamente contra o CNPJ de sua empresa e realizar a Manifestação do Destinatário para informar o desconhecimento de tal transação.
Fonte: 12/12/2017 09:04 – Arquivei – https://arquivei.com.br/
